まず、対象年分と提出時期を分けて確認する

国税庁の特設ページと公式Q&A（PDF）では、2027年1月1日以後に提出すべき源泉徴収票から、みなし提出の特例が適用されます。給与では2026年分以後が対象です。源泉徴収票に必要な一定の事項を記載した給与支払報告書を、市区町村に提出することが条件です。

Q&Aの問5は、給与支払報告書を法令に基づいて作成すれば、源泉徴収票に必要な事項も含まれると説明しています。作成しただけで提出済みにはならないため、提出とその結果まで確認します。

年分・状況 確認する扱い
2026年分以後を2027年1月から提出 みなし提出の条件を確認する
2025年分以前の遅延提出・訂正 特例の対象外。税務署・市区町村への手続きをそれぞれ確認する
2026年の中途退職者 Q&A問2の取扱いを確認。2027年1月1日以後に提出する場合の扱いと、本人交付の時期を分ける

提出範囲も改正されています。No.7411で旧年分の基準と区別して確認し、前年の「税務署へ出した人」だけを今年の対象者にしないでください。中途退職者などの提出要否に迷ったら、確認先と回答待ちの状態を残します。

hirostaの提案：五つの欄を持つ確認表を作る

ここからの確認表と管理手順は、hirostaの提案です。公的な様式ではありません。従業員・年分を共通のキーにし、次の五つを別々の欄に置きます。各欄には担当者・確認日・次の対応も記録してください。

管理欄 残す内容
①対象者・提出先 社内の管理用ID、年分、在籍・中途退職の区分、住所の基準日、提出先の市区町村、対象の確認状況
②給与支払報告書の提出 方法、公式案内で確認した期限、社内予定、提出日、提出した版、受付結果、控えの保存先
③税務署への提出要否 特例の確認結果と根拠、確認者、別途提出が要る場合の手続き・提出日・受付結果
④本人への源泉徴収票の交付 交付の予定・期限、実際の交付日、書面・電子の方法、交付した版、未交付の理由
⑤訂正・再提出 対象年分、訂正理由、元の版と訂正版、影響する提出先・本人交付、再提出日、受付結果、残る対応

一つの「完了」で全欄を閉じず、たとえば「市区町村への提出は完了、本人交付は未完了」と読める状態にします。確認表にマイナンバーや給与明細を複製せず、必要な原資料は閲覧権限を限定した保管先で管理しましょう。

1．在籍者と中途退職者を一覧にする

給与の支払記録と照合し、年末に在籍している人だけで一覧を作らないようにします。No.7411では、提出先は原則として翌年1月1日現在の住所地の市区町村、中途退職者は退職時の住所地の市区町村と案内されています。住所の変更や区分が不明なら、担当者が本人や提出先に確認します。

年末調整の書類の回収・給与への反映は、年末調整の回収管理の記事を参照してください。本記事は、その後の提出・交付の状態を扱います。

2．給与支払報告書を提出し、受付結果を残す

国税庁は、提出方法としてeLTAX・光ディスク等・書面を案内し、Q&A問4ではいずれの方法でも特例の対象になるとしています。ただし、電子的提出義務がある場合に書面を自由に選べるという意味ではありません。 自社に必要な方法はQ&A問9と提出先の案内で確かめます。

国税庁の案内では、eLTAXの「電子的提出の一元化機能」は2026年9月で終了しています。古い操作手順を流用せず、利用する給与ソフトと提出先の現行案内を確認してください。市区町村へ併せて出す総括表も確認対象にします。

担当者は、提出先ごとの方法・期限・社内の準備日を記録します。2027年の具体的な期限日は、休日等の扱いを含む公式案内で確認してください。送信操作の記録と受付結果は分け、eLTAXではQ&A問13にある「申告受付完了通知」を確認します。書面等の控え・受付の確認方法は提出先に確かめ、不明な状態を完了に変えないようにします。

3．税務署への別途提出が要るかを確認する

市区町村に提出したことを根拠に、担当者が特例の確認結果を記録します。Q&A問13では、税務署からみなし提出の通知は届かないとされています。存在しない通知を待つのではなく、市区町村への提出記録と受付結果を残しましょう。

次の場合は、税務署への対応を一律に「不要」とせず確認します。

  • 2025年分以前の遅延提出・訂正：Q&A問10・11では特例の対象外とされています。該当年分の提出範囲と訂正方法を確認します。
  • 給与支払報告書を市区町村へ提出していない、条件や記載内容が不明：特例で完了した扱いにせず、税務署・市区町村に必要な対応を確認します。
  • 給与以外の法定調書がある：Q&A問8では、退職所得の源泉徴収票など別の法定調書を税務署へ提出するときは、法定調書合計表も引き続き必要とされています。給与の特例だけで他の手続きを省かないでください。

税務署に源泉徴収票を出した場合に、市区町村にも出した扱いになるわけではありません（Q&A問6）。両方の欄を別に確認します。

4．本人交付は提出と切り離して追う

No.7411では、税務署への提出範囲やみなし提出の特例にかかわらず、本人への交付はすべての受給者に必要とされています。原則は翌年1月31日まで、中途退職者は退職の日以後1か月以内です。退職者の交付を年明けまで一律に待たせず、具体的な期限と状況は公式案内・専門家に確認してください。

電子交付には事前の承諾等の要件があり、本人から請求された場合は書面交付も必要です。会社の交付方法が要件を満たすか担当者が確認し、予定日と実際の交付日を分けて記録します。本人交付用にはマイナンバー・法人番号を記載しない点も、No.7411で確かめてください。

5．訂正は年分・提出方法・交付した版まで結び付ける

Q&A問12は、2026年分の給与支払報告書を訂正する場合、eLTAXでは提出区分を「訂正」として再提出し、書面・光ディスク等では市区町村に方法を問い合わせるよう案内しています。特例による訂正では、市区町村への訂正版の提出で税務署にも訂正した源泉徴収票を提出したものとみなされます。2025年分以前の訂正とは分けて扱ってください。

管理上は、元の提出記録を上書きせず、訂正理由・訂正版・受付結果をひも付けます。本人へ渡した源泉徴収票に影響するかも担当者が確認し、必要な再交付の対応を別に追います。再提出前には、同じ訂正をすでに提出していないか控えと照合してください。

想定シナリオ：提出済みでも本人交付が残る

架空の会社「こもれび商事」が、架空の従業員A・Bの2026年分を準備する、未実施の想定シナリオです。対象・提出先・方法は担当者が確認したという前提で、税務上の判定例ではありません。

在籍者Aの給与支払報告書は提出し、受付結果も確認しました。一方、本人用の源泉徴収票はまだ渡していません。②の提出欄は完了でも、④の本人交付欄には「未交付・担当者確認中」を残します。

中途退職者Bは、退職時の本人交付記録を確認しつつ、市区町村への提出準備を進めます。後から提出内容の誤りが分かったら、⑤の訂正欄を追加し、②の再提出・受付結果と、④の再交付の要否をそれぞれ確認します。これにより、提出済みという一つの印で残る作業を隠さずに済みます。

AIは一覧の下書きと抜けの洗い出しを補助する

AIには、共有を認めた情報だけで提出先・交付予定の一覧の下書きや、空欄・確認待ちの洗い出しを任せます。実名・住所・マイナンバー・給与額・源泉徴収票の原本をそのまま入力せず、必要なら架空の管理用IDと状態だけを使って表の構成を相談してください。

特例の適用可否、提出要否、税額・控除の判断をAIに確定させません。 下書きは担当者が原資料と公式案内で照合し、分からない点は税理士・市区町村・税務署への確認事項に残します。確定済みの状態から未完了一覧を出す処理は表計算等の通常の自動化で足ります。提出や本人への送付も、自動実行せず人の確認・承認を挟みます。

経理全体での役割分担は経理とAIの記事、社会保険の賞与支払届は賞与支払届の管理手順へ進んでください。書類や制度ごとの判断を、同じ提出済みの印でまとめないことが出発点です。