経理の手作業を、AIと自動化で減らす

こんな作業に時間がかかっていませんか

• ✓領収書や請求書を見ながら、会計ソフトや表計算に入力している
• ✓月末に、請求書の作成と送付がまとめて発生する
• ✓仕訳の勘定科目を、1件ずつ考えて入力している
• ✓経費精算の確認や突き合わせに手間がかかる
• ✓経費の用途や不足書類を、申請者に何度も確認している

自動化できることの例

• 請求書の作成・発行
• 会計ソフトの明細からの仕訳の下書き
• 領収書・請求書の読み取りと記録
• 経費精算の確認作業の効率化

月末に集中する請求業務を、確認待ちから整理する

月末の負担が、記録の回収・金額の確認・承認・送付のどこに集中しているかを一緒に整理します。締め日を待たずに確かめられる作業記録や宛先は先に確認し、請求先・対象期間ごとに不足項目、確認担当者、期限を残します。締め後に数量や金額を確定し、確認待ちと承認済みを分けて進める流れを考えます。

活用例｜単価が未確認の請求先だけ、発行を保留する

月末に複数の取引先へ請求する仕事を想定した例です。単価改定の確認が必要な請求先は、担当者と期限を決めて保留にします。他の請求先は、必要な記録がそろい、明細・金額・宛先の承認が済んだものから発行・送付します。請求書番号と承認した版、送付方法・結果を対応させ、送付結果が不明なら履歴を確認してから再送の要否を判断します。

最初は、1つの締め日と送付方法で下書きを比べる

今の請求ソフトの集計・取り込み・一括作成や送付の機能で足りるかを確認し、まずは一部の請求先で下書きまでを試す進め方をご提案します。従来の請求内容と照合し、確認や修正の負担も含めて、どこまで連携するかを決めます。「月末が忙しい」「承認待ちが分からない」といった困りごとだけでも相談できます。

仕訳は、候補づくりと登録を分けて見直す

明細の回収・勘定科目の選択・確認・登録のどこに手間がかかるかを伺います。まず今の会計ソフトの取り込みや自動登録ルールで足りる範囲を確認し、追加連携が必要なら、未処理の明細とAIの候補、元資料を並べて確認できる流れを考えます。担当者が取引の実態・金額・勘定科目・税区分を確かめ、承認済みだけを登録する範囲から始めます。

活用例｜用途が分からない明細だけ、確認待ちにする

カード明細から仕訳の下書きを作る仕事を想定した例です。店名だけでは購入したものが分からない明細は、領収書や利用者への確認に戻し、理由・担当者・期限を残します。すでに記録した取引の支払いか、新たに登録する取引かも確認します。確認が済んだ明細は承認へ進め、修正した候補は再確認します。AIの推定だけで用途や税務上の扱いを確定しません。

最初は、1つの口座・期間で下書きを比べる

最初は会計ソフトへ登録せず、一部の明細で従来の処理と候補を見比べ、修正や確認にかかる手間も確かめる進め方をご提案します。本登録に進む前に、手入力・既存の自動登録・追加連携の担当範囲を分けます。明細と登録結果を対応させ、一部だけ成功した場合や結果不明の場合は、履歴を確認してから未処理分への対応を決めます。困りごとだけでも、始める場所を一緒に整理できます。

経費精算は、申請内容と支払い方法を突き合わせる

申請の回収・領収書との照合・申請者への確認のどこに手間がかかるかを伺います。日付・支払先・金額・用途を原本と照合し、従業員の立替か、会社が支払うカード利用かを分けて確認する流れを考えます。AIは読み取りや不足項目の候補づくりを補助し、精算してよいかは担当者が社内ルールと支払いの記録から判断します。

活用例｜用途が不明な経費を、申請者への確認待ちにする

出張後の経費申請を確認する想定例です。領収書の金額は合っていても用途が分からない明細は、確認する内容・申請者・期限を残して承認を保留します。会社が支払うカードで購入したものは立替の返金対象と分け、再申請は元の申請と対応させます。補足・修正された内容を再確認してから承認し、会計への登録と従業員への支払いは、それぞれの処理済み記録を確かめて進めます。

最初は、1部門・1か月分の確認一覧から

今の経費精算ソフトの読み取り・必須項目・差し戻し機能で足りるかを確認します。追加の仕組みが必要なら、本登録や支払いを行わず、確認済み・確認待ちの一覧を従来の処理と比べるところからご提案します。「申請者への確認が多い」といった困りごとだけでも相談できます。

使うツールの例と、人が確認するポイント

ツールの例

• freee
• スプレッドシート
• LINE
• AI（ChatGPT、Claudeなど）

人が確認するポイント

• AIの推定や読み取りには誤りが出ることがあります。登録・発行の前に、担当者が確認して承認する流れにします。
• 請求書は、元の作業記録、単価・締め日・対象期間、宛先・送付方法、承認者を確認します。締め後の追加や訂正を誰が判断し、再承認するかも決めます。
• 一括作成・送付や外部連携が使えるかは、ソフト・契約プラン・利用権限によって異なります。手動送付分も含めた履歴と、送付失敗・結果不明の確認方法を整理し、二重発行・二重送付を防ぐ流れにします。
• 仕訳では、対象の口座・期間・明細、元資料、社内の処理ルール、確認者・承認者を整理します。登録済みの取引や口座間の移動も確認し、同じお金の動きを二重に登録しない扱いを決めます。
• 外部AIや追加連携を使う場合は、取得・登録できる範囲と権限、AIへ渡してよい情報、保存・閲覧の条件を確認します。会計ソフトへのアクセス許可と、取引情報を外部AIへ渡す社内の承認は分けて確認します。
• 経費精算では、申請項目・必要書類・社内ルール・承認者・精算方法を確認します。領収書がない場合の確認資料、会社負担のカード利用、再申請・精算済みの扱いも決めます。読み取り・承認経路・連携の利用範囲は、ソフト・プラン・権限・設定によって異なります。
• 税務の判断そのものは行いません。判断が必要な点は、顧問の税理士さんにご確認ください。

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